Formalités des entreprises : le guichet unique électronique obligatoire en 2023

En 2023, les entreprises devront passer par un guichet électronique de formalités pour remplir leurs déclarations de création, de modification ou de cessation d’activité. Et celles qui le souhaitent peuvent déjà le faire depuis le 1^er avril 2021. 

1. La loi 2019-486 du 22 mai 2019 (loi Pacte) prévoit, on le sait, de remplacer à terme les différents réseaux de centres de formalités des entreprises (CFE) par un « guichet unique électronique » auquel les entrepreneurs individuels et les sociétés devront adresser leurs déclarations de création, de modification ou de cessation d’activité (C. com. art. L 123-33 issu de la loi Pacte), quels que soient la nature de leur activité, leur lieu d’implantation et leur forme juridique.

2. Ce guichet n’est pas destiné à se substituer aux organismes destinataires des déclarations (greffe du tribunal de commerce, service des impôts des entreprises, Urssaf, etc.), qui restent seuls compétents pour apprécier la régularité des déclarations, comme c’est actuellement le cas pour celles adressées aux CFE. Il aura seulement vocation à simplifier la réalisation des formalités en créant une interface unique entre les entreprises déclarantes et les organismes destinataires.

On rappelle qu’un premier décret en date du 30 juillet 2020 a désigné l’INPI pour gérer ce guichet (BRDA 17/20 inf. 21), dont l’accès s’effectue à partir d’un portail web dédié proposant à l’utilisateur de s’authentifier ( https://www.guichet-entreprises.fr/fr/).

3. Un second décret vient de paraître pour préciser les conditions de mise en place du nouveau dispositif :

–  le recours au guichet unique électronique de formalités des entreprises sera obligatoire à compter du 1er janvier 2023 (cf. Décret art. 48, al. 1), date à laquelle les CFE disparaîtront ; toute inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS) concernant le début ou la cessation d’activité, les changements de situation ou la radiation d’une personne physique ou morale sera alors réalisée par le greffier du tribunal de commerce sur déclaration reçue par l’intermédiaire de ce guichet (C. com. art. R 123-83 dans sa version en vigueur à partir de 2023) ;

–  pendant une période transitoire de près de deux ans (du 1-4-2021 au 31-12-2022), les entreprises ont le choix entre continuer à déposer leurs déclarations auprès des CFE et déposer ces déclarations par voie électronique auprès d’un « guichet électronique de formalités des entreprises » (cf. Décret art. 48, al. 2), dont le décret précise les modalités de fonctionnement.

Nous exposons ci-après le détail de ce dispositif.

Utilisation du guichet électronique en 2021 et 2022

Faculté de recourir au guichet

4. Depuis le 1er avril 2021, les entrepreneurs individuels et les sociétés ont la faculté de recourir à un service informatique dénommé « guichet électronique de formalités des entreprises » pour établir et transmettre aux administrations et organismes compétents (greffe du tribunal de commerce, service des impôts des entreprises, Urssaf, etc.) leurs déclarations de création, de modification ou de cessation d’activité ; ce service sécurisé et gratuit, accessible par internet, permet aussi de transmettre aux autorités compétentes les demandes d’exercice d’une activité réglementée et d’acquitter, le cas échéant, les frais afférents aux formalités à accomplir (C. com. art. R 123-30-14 nouveau).

5. Peuvent recourir au guichet électronique l’ensemble des entreprises ayant un siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France, ainsi que les entreprises étrangères souhaitant y exercer une activité (C. com. art. R 123-30-15 nouveau, al. 1).

6. Les déclarations qui peuvent être déposées auprès de ce guichet sont les mêmes que celles adressées aux CFE : immatriculation au RCS, déclaration d’existence au service des impôts, affiliation à l’Urssaf, changement de nom, d’enseigne, de dénomination ou de dirigeants, transfert de siège, cessation temporaire ou définitive d’activité, etc. (C. com. art. R 123-30-15, al. 2).

La possibilité de recourir au guichet électronique de formalités des entreprises concerne également les formalités suivantes :

-     déclaration des bénéficiaires effectifs des sociétés (C. mon. fin. art. R 561-55 modifié) ;

-     déclaration du statut du conjoint du chef d’entreprise (C. com. art. R 121-5 modifié) ;

-     demande d’immatriculation au registre spécial des agents commerciaux (C. com. art. R 134-6 modifié).

Modalités et suivi des déclarations

7. Les déclarations sont signées au moyen d’un procédé fiable d’identification (C. com art. R 123-24 sur renvoi de l’art. R 123-30-16 nouveau). Lorsque le dossier comporte des actes (notariés ou sous signature privée) en original, l’entreprise déclarante doit en joindre une copie numérisée et déposer les originaux aux organismes ou aux autorités concernés (C. com. art. R 123-30-17 nouveau, al. 5).

8. Le guichet électronique doit accuser réception des déclarations en mentionnant les organismes destinataires et autorités compétentes auxquels elles ont été adressées par son intermédiaire. Il doit également transmettre au déclarant l’accusé de réception électronique du dossier qui lui est adressé par chacun de ces organismes ou autorités (C. com. art. R 123-30-17 nouveau, al. 2 et 3).

L’accusé de réception délivré au déclarant comprend la notification du numéro unique d’identification de l’entreprise (numéro « Siren »), que le guichet électronique doit transmettre au déclarant (C. com. art. R 123-99 modifié et R 123-30-19 nouveau). L’accusé de réception vaut récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise dès lors qu’il comporte certaines mentions : nom et adresse de l’organisme destinataire de la déclaration, mention « en attente d’immatriculation », numéro unique d’identification, etc. (art. R 123-30-19).

9. Comme c’est le cas pour les déclarations remises au CFE, les organismes ou autorités destinataires des déclarations sont seuls compétents pour en contrôler la régularité ou en apprécier la validité (C. com art. R 123-18 sur renvoi de l’art. R 123-30-16 nouveau). Il appartient au guichet électronique d’informer le déclarant des décisions prises par ces organismes ou autorités au sujet de la déclaration (C. com. art. R 123-30-17 nouveau, al. 6).

Utilisation du guichet électronique en 2023

Obligation de recourir au guichet

10. A partir du 1er janvier 2023, les déclarations de création, de changement de situation ou de cessation d’activité des entrepreneurs individuels et des personnes morales devront être adressées au « guichet unique électronique des formalités d’entreprises ». La liste de ces déclarations sera précisée par arrêté interministériel (C. com. art. R 123-16 dans sa version en vigueur à partir de 2023).

A compter de cette date, toute demande d’inscription au RCS devra donc être effectuée par la voie électronique (C. com. art. R 123-77 dans sa version en vigueur à partir de 2023) et il ne sera plus possible de déposer directement auprès du greffe du tribunal une demande d’immatriculation, d’inscription modificative ou de radiation au RCS, contrairement au régime actuel (C. com. art. R. 123-5).

11. Les dépôts d’actes ou de pièces au RCS devront également être effectués par voie électronique, sauf pour ceux dont l’original doit être fourni et qui ont été établis sur support papier ; toutefois, comme aujourd’hui, il pourra être suppléé, lors de la première immatriculation, à la production de l’original par le dépôt d’une copie électronique (art. R 123-77, al. 1), qui devra alors être jointe au dossier remis au guichet unique (art. R 123-102, al. 2 dans sa version en vigueur à partir du 1-1-2023).

Le dépôt des documents comptables échappera au nouveau dispositif

Le dépôt des documents comptables prévu à l’article R 123-111 du Code de commerce (comptes annuels et, le cas échéant, consolidés, rapport du commissaire aux comptes, etc.) échappera au nouveau dispositif et continuera d’être effectué dans les mêmes conditions qu’aujourd’hui (art. R 123-77, al. 2).

Fonctionnalités du guichet

12. Le guichet unique électronique des formalités d’entreprises, sécurisé et gratuit, accessible par internet, permettra d’établir la déclaration et d’acquitter, le cas échéant, les frais afférents à cette formalité ; il permettra aussi au déclarant d’être informé sur le suivi et le délai prévisible de traitement du dossier (C. com. art. R 123-2, I dans sa version en vigueur à partir de 2023). Il donnera en outre accès à de nombreuses informations générales : liste et conditions d’exercice des professions réglementées, coordonnées des autorités compétentes, règles relatives à la constitution et au fonctionnement des sociétés, etc. (art. R 123-2, II).

Etablissement des déclarations

13. Comme les CFE actuellement (C. com. art. R 123-1, I), le guichet unique permettra aux entreprises de réaliser l’ensemble des formalités et procédures nécessaires à l’accès et à l’exercice de leur activité ; le dossier déposé auprès du guichet unique devra comporter, comme c’est le cas pour les CFE, les déclarations relatives à la création, au changement de situation ou à la cessation d’activité de l’entreprise et les demandes d’autorisation nécessaires à l’exercice de son activité, sauf si l’entreprise souhaite déposer directement la demande auprès des autorités compétentes (art. R 123-1, I dans sa version en vigueur à partir de 2023).

14. Il sera accompagné des pièces numériques ou numérisées exigées, sauf s’il s’agit de pièces devant être fournies en original et établies sur support papier (art. R 123-3, 3o dans sa version en vigueur à partir de 2023). Dans ce cas, l’entreprise déclarante devra en joindre une copie numérisée et déposer les originaux aux organismes ou aux autorités concernés (art. R 123-6, al. 5 dans sa version en vigueur à partir de 2023).

15. Les déclarations devront comporter de nombreuses informations (les mêmes qu’actuellement, pour l’essentiel : identité du déclarant, forme juridique et siège de l’entreprise, objet de la formalité à accomplir, nature de l’activité exercée, etc.) (art. R 123-4 dans sa version en vigueur à partir de 2023).

16. En principe, la déclaration devra être signée au moyen d’une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié dans les conditions prévues par le règlement européen « eIDAS » du 23 juillet 2014. Toutefois, le recours à une signature électronique simple sera admis pour les déclarations de création d’entreprise, y compris si elles impliquent une immatriculation au RCS (sur les différents niveaux de signature, voir A. Ghanty, « La signature électronique en pratique » : BRDA 15-16/18 inf. 25) ; les formats de signature et les procédures de vérification applicables seront définis par un arrêté du ministre de l’économie (art. R. 123-5 dans sa version en vigueur à partir de 2023).

Une signature avancée requise, sauf pour les déclarations de création

Suivi des déclarations

17. Le guichet unique devra accuser réception des déclarations en mentionnant les organismes destinataires et autorités compétentes auxquels elles ont été adressées par son intermédiaire. Il devra également transmettre au déclarant l’accusé de réception électronique du dossier qui lui sera adressé par chacun de ces organismes ou autorités (C. com. art. R 123-6, al. 2 et 3 dans sa version en vigueur à partir de 2023).

Il lui appartiendra de notifier au déclarant le numéro d’identité de l’entreprise (numéro « Siren ») attribué par l’Insee (art. R 123-232, al. 1 dans sa version en vigueur à partir de 2023).

18. Comme les CFE, le guichet unique devra transmettre les renseignements ou pièces du dossier à chacun des organismes destinataires et, le cas échéant, à chacune des autorités habilitées à délivrer les autorisations d’exercice de l’activité (art. R 123-1, II dans sa version en vigueur à partir de 2023). Et, comme aujourd’hui, ces organismes ou autorités seront seuls compétents pour contrôler la régularité ou apprécier la validité des déclarations (art. R 123-11, al. 2 dans sa version en vigueur à partir de 2023). Le guichet électronique devra informer le déclarant des décisions prises par ces organismes ou autorités au sujet de la déclaration (art. R 123-6, al. 6 dans sa version en vigueur à partir de 2023).

Adaptations réglementaires

19. Les dispositions réglementaires précisant les conditions de réalisation d’un grand nombre de formalités ont été modifiées pour y introduire l’obligation de recourir au guichet unique électronique des formalités d’entreprises (modifications entrant en vigueur à partir de 2023). Les formalités en question sont pour l’essentiel :

–  les demandes d’immatriculation au RCS des commerçants individuels (C. com. art. R 123-32) et des personnes morales (art. R 123-35) ;

–  les demandes d’inscription des établissements secondaires (art. R 123-41 et R 123-43) ;

–  les demandes d’inscription modificative au RCS des commerçants individuels (art. R 123-45) et des personnes morales (art. R 123-66) ;

–  les demandes d’affectation du patrimoine des EIRL (art. R 123-45) ;

–  les déclarations de bénéficiaires effectifs des sociétés (C. mon. fin. art. R 561-55) ;

–  les déclarations du statut du conjoint du chef d’entreprise (C. com. art. R 121-5) ;

–  les demandes d’immatriculation au registre spécial des agents commerciaux (C. com. art. R 134-6).

20. Dernière conséquence de la mise en place du nouveau dispositif : le modèle de statuts types d’EURL dont l’associé unique, personne physique, assume personnellement la gérance ne sera plus remis au fondateur de la société, comme c’est le cas actuellement, par le CFE ou le greffe du tribunal de commerce, mais par le guichet unique ; cette remise sera gratuite, comme aujourd’hui, et elle interviendra par voie électronique (C. com. Art. D 223-2 dans sa version en vigueur à partir de 2023).

Source : Décret 2021-300 du 18-3-2021 : JO 21 texte n° 11.