Recours obligatoire à un logiciel ou à un système de caisse sécurisé à partir de 2018 : commentaires de l’administration

Les assujettis qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse auront l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système sécurisé certifié à partir du 1er janvier 2018 (article 286 I-3° bis du CGI).

Sont concernés tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse (y compris en cas d’enregistrement par eux-mêmes sur un logiciel ou système accessible en ligne), qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public. Seront aussi concernés les assujettis qui réalisent en tout ou partie des opérations exonérées de TVA ou qui relèvent du régime de la franchise en base.

Les assujettis qui ne sont pas concernés par cette obligation seront tenus de prouver à l’administration, par tous moyens, cette absence d’utilisation d’un logiciel ou d’un système (par exemple au moyen d’un extrait de comptabilité tenue sur papier).

L’administration a énoncé différentes conditions pour assurer l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données dont notamment :

• le logiciel ou le système doit prévoir l’accès de l’administration aux données d’origine enregistrées initialement ainsi qu’au détail daté (année, mois, jour, heure, minute) des opérations et des corrections apportées lorsque ces données ont fait l’objet de correction ;
• la sécurisation doit être assurée par tout procédé technique de nature à garantir la restitution des données de règlement dans l’état de leur enregistrement d’origine (chaînage des enregistrements, signature électronique des données...) ;
• le logiciel ou le système doit prévoir une clôture devant intervenir à l’issue d’une période minimale annuelle (ou par exercice). Une clôture journalière et une clôture mensuelle doivent également être prévues.
• la conservation des données est opérée soit en ligne, soit dans une archive respectant certaines conditions...

La conformité du logiciel ou du système de caisse devra être justifié soit par un certificat délivré par un organisme accrédité (en France ou dans un autre Etat membre de l’Union européenne), soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou du système (attestation conforme à un modèle fourni par l’administration au BOI-LETTRE-000242). Si le contribuable utilise plusieurs systèmes, il doit être en possession d’un certificat ou d’une attestation pour chacun des produits.

En cas de nouvelle version majeure du logiciel ou du système, une nouvelle attestation visant cette nouvelle version doit être établie.

Lorsque l’assujetti a développé lui-même le logiciel ou le système qu’il utilise pour ses propres besoins, la justification doit obligatoirement être apportée par la production d’un certificat délivré par un organisme accrédité. Le seul cas où l’assujetti pourra se délivrer l’attestation à lui-même est l’hypothèse où son activité déclarée est une activité d’édition de logiciels de comptabilité ou de gestion ou de systèmes de caisse.

Aux fins de contrôle de l’administration, une procédure de contrôle inopiné a été créée. En revanche, dans le cadre de cette procédure, l’administration ne pourra examiner la comptabilité de l’entreprise. Cette procédure de contrôle inopiné peut être mise en œuvre plusieurs fois à l’égard du même assujetti.

Si l’assujetti n’est pas en mesure de justifier que son logiciel ou son système satisfait aux conditions, il s’expose à une amende de 7 500 € par logiciel ou par système concerné (article 1770 duodecies du CGI). Lorsque l’amende est appliquée, l’assujetti dispose d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité. Passé ce délai, l’administration pourra faire un nouveau contrôle et appliquer une nouvelle amende si l’assujetti ne s’est pas mis en conformité.

Cette amende s’applique également lorsque l’assujetti refuse l’intervention des agents de l’administration ou lorsqu’il s’oppose au déroulement du contrôle.

Sources : BOI-TVA-DECLA-30-10-30 et BOI-CF-INF-20-10-20.