Modalités de conservation des factures : numérisation des factures papier
La conservation des documents et factures établis ou reçus sur support informatique doit être effectuée dans leur forme originale, dans les délais et conditions suivantes :
- sur support informatique pendant une durée au moins égale au délai du droit de reprise de l’administration, soit 3 ans ;
- sur tout support au choix de l’entreprise pendant les 3 années suivantes.
En revanche, aucune dérogation n’existait pour les documents et factures établis ou reçus sur support papier devant être conservés sous cette forme pendant le délai de 6 ans.
Les pièces justificatives autres que les factures ainsi que les documents comptables facultatifs (livres de caisse, d’achat...) peuvent être conservés sur tout support.
Pour rappel, les factures initialement créées sur support papier puis numérisées, envoyées et reçues par courrier électronique ne constituent pas en principe des factures électroniques mais des factures papier.
L’article 16 de la Loi de Finances Rectificative pour 2016 a assoupli les modalités de conservation et de stockage des documents comptables et des pièces et factures justificatives. Cet article permet donc aux entreprises de conserver sous forme dématérialisée des factures établies ou reçues sur support papier.
L’arrêté précisant les modalités de numérisation des factures papier et les règles de conservation des factures numérisées a été publié : arrêté du 22 mars 2017 (codification avec un nouvel article A102 B-2 du LPF).
L’article précise que le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique avec un résultat étant la copie conforme à l’original tant en image qu’en contenu.
S’il existe un code couleur, les couleurs doivent être reproduites à l’identique. Sont interdits les dispositifs de traitement sur l’image.
Si le fichier est compressé, la compression doit s’opérer sans perte.
L’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier peut être effectué par l’assujetti lui-même ou par un tiers mandaté à cet effet.
Les opérations d’archivage numérique des factures papier devront faire l’objet d’une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
Pour garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. Le document numérisé doit être assorti :
- soit d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- soit d'une empreinte numérique ;
- soit d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
Chaque fichier devra être horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
Ces nouvelles dispositions sont entrées en vigueur le 30 mars 2017 : les entreprises peuvent donc numériser les factures « papier » à compter de cette date.
Il n’est en revanche pas précisé si cette possibilité de numérisation ne vise que les factures papier émises ou reçues à compter de cette date ou si elle peut concerner également les factures en « stock » à la même date. Il y aura lieu d’attendre des commentaires de l’administration à ce sujet.