Le règlement intérieur : quels enjeux et quels risques ?

De ce fait, l’instauration d’un règlement intérieur au sein de l’entreprise nécessite de la rigueur ainsi qu’une bonne connaissance des règles applicable en la matière, que ce soit dans l’élaboration de son contenu ou dans le respect des formalités liées à sa mise en place.

Facteurs déclenchant l’obligation d’établir le règlement intérieur : le seuil des 20 salariés

L’employeur doit élaborer un règlement intérieur dans l’entreprise ou l’établissement dès lors qu’il emploie habituellement au moins 20 salariés au sein de sa structure (C. trav., art. L. 1311-2).

Lorsqu’une entreprise a plusieurs établissements, on doit distinguer deux situations :

• plusieurs établissements de moins de 20 salariés : l’employeur doit alors élaborer un règlement intérieur unique pour tous les établissements ;
• un établissement ou certains établissements atteignent le seuil de 20 salariés : l’employeur doit en principe élaborer un règlement intérieur pour chacun d’entre eux.

Pour des raisons pratiques, l’employeur peut rédiger un règlement unique pour l’ensemble des établissements, sauf si ces derniers présentent des particularités exigeant des dispositions propres à chacun d’eux (CE, 5 juin 1987, n° 74480).

Pour les entreprises de moins de 20 salariés, la rédaction d’un règlement intérieur est une faculté offerte au chef d’entreprise. Dans cette hypothèse, le règlement intérieur devra toutefois respecter les dispositions légales concernant son contenu et sa mise en place.

À quel moment apprécie-t-on le seuil de 20 salariés ?

En l’absence de précisions légales, l’employeur doit établir un règlement intérieur dès lors que l’effectif de 20 salariés est atteint pendant une durée de 6 mois (Circ. min. DRT 5-83 du 15 mars 1983). Si une entreprise atteint ce seuil à son ouverture, l’employeur doit établir un règlement intérieur dans les 3 mois qui suivent (C. trav., art. R. 1321-5).

Détermination du seuil

L’effectif de 20 salariés doit être calculé selon les règles applicables pour déterminer les seuils prévus par le Code du travail (C. trav., art. L. 1111-2).

Formalisme de mise en place et contenu

La procédure

Le règlement intérieur ne peut être introduit ou modifié qu’après avoir été soumis à l’avis du comité d’entreprise ou à défaut des délégués du personnel ainsi qu’à à l’avis du CHSCT pour les matières relevant de sa compétence (C trav art L 1321-4).
Le règlement intérieur, ainsi soumis à l’avis des représentants du personnel lorsqu’ils existent au sein de l’entreprise, doit en outre être communiqué à l’Inspecteur du travail, pour contrôle, et faire l’objet de mesures de publicité (dépôt et affichage).

Le contenu

Le contenu du règlement intérieur est limité à trois domaines stricts : la discipline, l'hygiène et la sécurité. A ce titre, le règlement intérieur fixe :

• les mesures d'application de la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement et notamment les instructions prévues à l'article  L. 4122-1 du code du travail ; ces instructions précisent, en particulier lorsque la nature des risques le justifie, les conditions d'utilisation des équipements de travail, des équipements de protection individuelle, des substances et préparations dangereuses.
• les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l'employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la sécurité et de la santé des salariés dès lors qu'elles apparaissent compromises ;
• les règles générales et permanentes relatives à la discipline et notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur. La Cour de cassation, dans un arrêt du 26 octobre 2010, est venue préciser que dès lors que le règlement intérieur fixe les règles relatives à la discipline, une sanction ne peut être prononcée à l’égard d’un salarié que si elle est prévue par le règlement intérieur. A défaut, la sanction est nulle.

Le règlement intérieur rappelle également les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés ainsi qu’au harcèlement moral et sexuel.

Si le règlement intérieur peut intégrer certaines règles relatives à l’usage des outils informatiques, certaines clauses sont, elles, prohibées (clauses prévoyant des mesures discriminatoires, clauses portant une atteinte non justifiée et disproportionnée aux libertés individuelles et aux droits des personnes, clauses non relatives aux domaines précités du règlement intérieur etc.).

Sanctions de l’absence de règlement intérieur ou du non-respect des règles relatives à son élaboration et à son contenu

L’absence de règlement intérieur dans les entreprises ayant atteint le seuil de 20 salariés fait encourir une peine d’amende pouvant aller jusqu’à 750 euros (contravention de 4e classe – personne physique).
L’employeur qui, par exemple, ne consulte pas au préalable les représentants du personnel ou laisse subsister dans le règlement intérieur une clause illégale malgré l’observation de l’inspecteur du travail est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 750 euros (contravention de 4e classe – personne physique).
En cas de récidive, les sanctions sont alourdies.
La jurisprudence considère, dans ces hypothèses, que les dispositions du règlement intérieur imposant des obligations aux salariés, leur sont inopposables. En revanche, elle considère que les salariés peuvent solliciter l’application des dispositions qui leur sont plus favorables.